| 会社にお客様を迎えるとき、お客様の所へ打合せに行くとき、会議の前など準備不足のままにそのときを迎えると決して良い結果は得られません。 |
| 「そんなことを言われなくともわかっている」このような返事が帰ってきそうです。 |
| しかし、先日の来客時における対応は、何とか取り繕っておられましたが結果がたいへん惨めなものでしたのであえて申し上げます。 |
| まず、お客様がこられる目的、打合せの目的、会議での議題など事前にその流れを考えて準備が必要です。準備をせずに打合せや交渉の時間を迎えると相手のペースになりがちで良い結果が得られません。お客さんの場合には、満足して返ってもらえない結果になります。 |
| 「どのような目的で来社されるのか」「お客様の期待されるのは何か」など明確に把握する必要があります。そして、必要なものサンプルや資料を準備します。時には、自社にとって歓迎できない顧客の場合もあります。このような時も相手に失礼にならないように配慮し、渡してはいけない資料、見せてはいけない現場などをハッキリさせておきます。応接室など限定されている場合には、心配ありませんが、工場内での打合せなどの場合には、周辺を整理すると共に、見せてはいけないものは移動するとか、覆いをすることも必要になります。更に、社内の従業員に顧客の目的など自社の対応方法を十分に伝えておくことです。この徹底を欠くと見せてはいけないものが放置したままになっていたりして、思わぬ失敗をすることにもなりかねません。担当者には、自分の判断で勝手に話をしないような教育をしておくことも大切です。 |
| 交渉や会議では、その流れを予測し、資料を準備し、会議の始まる前までに当方の考え方をきっちりまとめておくことです。当方の得たい結論も明確にしておくことです。そうでなければ、相手の思うままに進行し、当社にとって不利な結果になってしまうこともあります。 |
| また、歓迎しない顧客の場合には、話題に困ることもあります。このようなときには、何も話さないことです。相手に良く思われようと思って言うべきことではないことやできないことを言ってはなりません。余計なことを話してしまい、後悔することになります。気を遣いすぎてリップサ−ビスをしないことです。 |
| 日常、何かと多忙なために準備が十分できないうちにお客様を迎えたり、会議の時間が来てしまったりしてしまうことが良くあります。 |
| このようなこと避けるためには、予め来客や会議を関係者に伝えておき、準備をする習慣をつけることも大切です。突然の会議や来客もないとは限りません。そのようなとき内部で意見の相違が起きないように日常から社長自身の方針や考え方を内部に徹底させておくことです。 |
| 何事にも準備をしすぎて困ることはありません。 |
| 2006.5.15 |
| 中小企業診断士 加藤文男 |
